🎤 イベント運営

会議室予約とケータリングの調整

社外会議の会場手配で、空き状況の確認→人数増加→レイアウト・AV機材→ケータリング→見積・請求書の更新→支払条件・キャンセル規定まで合意する会話。TOEIC頻出の予約・手配語彙（availability, quote, headcount, layout, projector, dietary restrictions, deposit, cancellation policy など）を扱う。

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レベル: 中級キーフレーズ 14会話 18#reservation#venue#catering#AV#quote#invoice#deposit#cancellation-policy#headcount#dietary-restrictions

目的

空き状況・見積依頼・人数変更を英語で簡潔に伝える
レイアウト・AV・ケータリング（食事制限含む）を具体的に依頼できる
支払方法・デポジット・キャンセル規定・請求書の再発行を確認できる

キーフレーズ

I'd like to confirm availability for next Tuesday from 9 to 5.

来週火曜の9時から17時の空き状況を確認したいです。

日時と空き状況の確認。

Could you send me an updated quote?

更新版のお見積書をいただけますか？

条件変更後の見積依頼。

Our headcount has increased to 28.

参加人数が28名に増えました。

人数変更の共有。

We'd like a U-shape layout with a podium at the front.

U字レイアウトで、前方に演台をお願いします。

会場レイアウトの指定。

Could you arrange a projector and two wireless microphones?

プロジェクターとワイヤレスマイク2本の手配をお願いします。

AV機材の依頼。

Do you accommodate dietary restrictions—vegetarian and no nuts?

ベジタリアン対応とナッツ抜きは可能でしょうか？

食事制限への対応確認。

What’s the lead time for changes?

変更の締切はいつまででしょうか？

変更受付期限の確認。

Is a deposit required? What is your cancellation policy?

デポジットは必要ですか？キャンセル規定を教えてください。

支払条件・規定の確認。

Please issue a revised invoice reflecting the changes.

変更を反映した修正請求書の発行をお願いします。

請求書再発行の依頼。

We'll settle by credit card upon receipt of the revised invoice.

修正請求書の受領次第、クレジットカードでお支払いします。

支払方法の確定（請求書基準）。

Could we extend the booking by one hour if needed?

必要なら1時間延長は可能でしょうか？

延長可否の事前確認。

Please confirm setup and breakdown times.

設営・撤収時間の確認をお願いします。

当日の時間管理の確認。

We’ll provide the final headcount by Friday noon.

最終人数は金曜正午までにお伝えします。

final guarantee（最終確定人数）の表明。

Overtime will be billed at the published hourly rate.

時間外は提示の時間料金で請求されます。

延長時の料金表現。

言い換え・丁寧度

人数変更を依頼する

標準: Could we adjust the headcount to 45?
丁寧: Would it still be possible to adjust the headcount to 45?
簡潔: Can we change the headcount to 45?

headcount は参加人数。イベント・採用・予算で頻出です。

会場設営を確認する

標準: Please confirm the room setup and catering details.
丁寧: Could you please confirm the room setup and catering details in writing?
簡潔: Please confirm setup and catering.

in writing を付けると、書面・メールでの確認を求められます。

食事制限を伝える

標準: We have three vegetarian guests and one gluten-free request.
丁寧: Please note that we have three vegetarian guests and one gluten-free request.
簡潔: We need vegetarian and gluten-free options.

dietary request は食事制限・希望を表します。

避けたい表現

We changed the number. Fix the food.

改善例

Could we adjust the headcount and update the catering order accordingly?

人数変更とケータリング変更を丁寧につなげます。

避けたい表現

Do you have food for people who cannot eat things?

改善例

Do you offer options for dietary restrictions?

dietary restrictions は食事制限の自然な言い方です。

ロールプレイ練習

The attendee count increased from 35 to 45. Ask the venue to update catering and confirm the new total cost.

ヒント: headcount / catering order / total cost を使う

回答例

日本語訳を表示

Would it still be possible to adjust the headcount from 35 to 45 and update the catering order accordingly? Please also confirm the new total cost.

参加人数を35名から45名に変更し、それに合わせてケータリング注文を更新することはまだ可能でしょうか。新しい合計費用もご確認ください。

フォローアップメール

Subject

Updated headcount and catering request

English

Hi events team,

Following our call, please update the event headcount to 45 attendees.

Please adjust the catering order accordingly and include three vegetarian meals and one gluten-free meal.

Could you confirm the revised total cost and room setup by tomorrow?

Best,

日本語訳

イベントチーム各位

先ほどの通話を受け、イベント参加人数を45名に更新してください。

それに合わせてケータリング注文を調整し、ベジタリアン3食とグルテンフリー1食を含めてください。

明日までに修正後の合計費用と会場設営をご確認いただけますか。

よろしくお願いします。

会話スクリプト

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Good morning. I'd like to confirm availability for next Tuesday from 9 to 5 for a workshop.

おはようございます。来週火曜9時〜17時、ワークショップ用に空き状況を確認したいです。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

Good morning. The Maple Room is available. It fits up to 30 people. Would that work?

おはようございます。Maple Room に空きがあります。最大30名まで対応可能ですが、いかがでしょう？

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Yes, that works. Our headcount has increased to 28. We’d like a U-shape layout with a podium at the front.

はい、お願いします。人数は28名に増えました。U字レイアウトで前方に演台をお願いします。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

Noted. Could you also confirm AV needs?

承知しました。AV機材のご希望も確認してよろしいですか？

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Could you arrange a projector, an HDMI cable, and two wireless microphones?

プロジェクター、HDMIケーブル、ワイヤレスマイク2本の手配をお願いします。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

All available. For catering, we can provide coffee/tea service and boxed lunches. Any dietary restrictions?

全て手配可能です。ケータリングはコーヒー/紅茶と弁当をご用意できます。食事制限はありますか？

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Yes—three vegetarian and one no nuts. Also, could we get water on tables?

はい、ベジタリアンが3名、ナッツ抜きが1名です。各テーブルにお水もお願いします。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

Understood. What’s the lead time for changes on your side?

承知しました。御社側の変更締切はいつにしましょうか？

A (Office Admin)

日本語訳を表示

We’ll finalize the headcount by Friday noon. Could you send me an updated quote?

人数の確定は金曜正午までに行います。更新見積をいただけますか？

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Is a deposit required? What is your cancellation policy?

デポジットは必要ですか？キャンセル規定を教えてください。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

We usually ask for 20% upfront and allow free cancellation up to 48 hours prior.

通常、20%の前払いをお願いしており、48時間前までのキャンセルは無料です。

A (Office Admin)

日本語訳を表示

That’s fine. We'll settle by credit card upon receipt of the revised invoice. Please confirm setup and breakdown times.

問題ありません。修正請求書の受領次第、クレジットカードで支払います。設営・撤収時間の確認をお願いします。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

You can access the room from 8:15 a.m. Setup until 9:00; breakdown from 5:00 to 5:30.

入室は8:15から可能です。設営は9:00まで、撤収は17:00〜17:30です。

A (Office Admin)

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Perfect. One more question—could we extend the booking by one hour if needed?

完璧です。もう一点、必要なら1時間の延長は可能でしょうか？

B (Venue Coordinator)

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Yes, subject to availability. The overtime rate is listed on the quote. I’ll email the updated quote this afternoon.

空き状況次第で可能です。時間外料金は見積に記載します。更新見積は本日午後にメールします。

A (Office Admin)

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Great. Once we confirm the headcount, please issue a revised invoice reflecting the changes.

助かります。人数確定後、変更を反映した修正請求書の発行をお願いします。

B (Venue Coordinator)

日本語訳を表示

Will do. I’ll hold the Maple Room for you and follow up by Friday noon.

承知しました。Maple Room を仮押さえし、金曜正午までにフォローします。

A (Office Admin)

日本語訳を表示

Thank you. Looking forward to your email.

ありがとうございます。メールをお待ちしています。

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