📦 調達・物流

出荷遅延のフォローアップ（物流）

発注済み商品の出荷遅延に対して、状況確認→影響共有→代替案（部分出荷・エクスペダイト）→確約事項の整理までを行う会話。TOEIC頻出の物流語彙（ETA, tracking number, partial shipment, invoice, delivery window など）を押さえる。

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レベル: 中級キーフレーズ 11会話 13#logistics#shipment#ETA#purchasing#follow-up

目的

遅延を事実ベースで伝え、影響を短く説明できる
ETA・部分出荷・優先配送などの選択肢を英語で交渉できる
確約事項（担当・数量・期限・連絡方法）を英語で再確認できる

キーフレーズ

I'm following up on purchase order #PO-2745.

発注番号 #PO-2745 についてフォローアップです。

電話やメールの冒頭で用件を明確化。

Tracking shows the shipment is delayed.

追跡情報では出荷が遅延しています。

事実ベースの遅延共有。

Could you confirm the new ETA?

新しい到着予定（ETA）をご確認いただけますか？

まずは確定情報を取りに行く質問。

Is a partial shipment possible?

一部出荷は可能でしょうか？

最優先分だけ先行で受け取りたいとき。

Could you expedite at no additional cost?

追加費用なしで優先配送いただけますか？

補償・対応の交渉。

Please share the tracking number once dispatched.

出荷次第、追跡番号をご共有ください。

出荷後の情報要求。

Please issue a revised invoice reflecting the change.

変更を反映した請求書の再発行をお願いします。

書類の更新依頼。

Our event is on Monday, so we need a morning delivery window.

当社のイベントが月曜のため、午前の納品枠を希望します。

制約条件を具体化。

I'd appreciate a quick update by EOD.

本日中（EOD）に簡単な進捗共有をお願いします。

フォローアップ頻度の合意。

Thanks for your prompt support.

迅速なご対応ありがとうございます。

クロージングの丁寧表現。

The delay appears to be on the carrier side.

遅延は運送会社側で発生しているようです。

原因の切り分けを丁寧に説明。

言い換え・丁寧度

到着予定を確認する

標準: Could you confirm the new ETA?
丁寧: Would you be able to confirm the revised ETA?
簡潔: Do you have an updated ETA?

ETA は estimated time of arrival の略。物流・出張・納品で頻出です。

優先配送を依頼する

標準: Could you expedite the shipment at no additional cost?
丁寧: Would it be possible to expedite the shipment without an extra charge?
簡潔: Can you expedite this at no extra cost?

交渉では理由を一文添えると強すぎず、通りやすくなります。

確約事項を残す

標準: Please share the tracking number once dispatched.
丁寧: Could you please share the tracking number once the shipment has been dispatched?
簡潔: Please send the tracking number after dispatch.

once は「いったん〜したら」。条件付き依頼で便利です。

避けたい表現

Why is it late?

改善例

Could you help me understand the cause of the delay?

責める響きを避け、原因確認として聞くとビジネス向きです。

避けたい表現

Send it fast.

改善例

Could you arrange express delivery for the urgent items?

命令形ではなく、対象と方法を具体化します。

ロールプレイ練習

Supplier: The revised ETA is Friday afternoon. Your event is Monday morning. Ask for a partial shipment and a morning delivery window.

ヒント: partial shipment / express / delivery window を使う

回答例

日本語訳を表示

Understood. Since our event is on Monday morning, is a partial shipment possible by express? We would also need a morning delivery window.

承知しました。月曜午前にイベントがあるため、速達での一部出荷は可能でしょうか。午前の納品枠も必要です。

フォローアップメール

Subject

Follow-up on PO-2745 shipment delay

English

Hi team,

Thank you for checking the delayed shipment for PO-2745.

As discussed, please dispatch 25 chairs by express today and send the tracking number once available.

Please also issue a revised invoice reflecting the split shipment and waived expediting fee.

Best regards,

日本語訳

チーム各位

PO-2745の出荷遅延についてご確認いただきありがとうございます。

打ち合わせの通り、本日25脚を速達で出荷し、追跡番号が分かり次第ご共有ください。

また、分割出荷と優先配送手数料免除を反映した修正請求書の発行もお願いします。

よろしくお願いいたします。

会話スクリプト

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Good afternoon. I'm following up on purchase order #PO-2745 for 80 conference chairs.

こんにちは。会議用チェア80脚の発注 #PO-2745 についてフォローアップです。

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Thanks for reaching out. Let me pull up the order... Okay, I see a delay with the carrier.

ご連絡ありがとうございます。注文を確認します… はい、運送会社側で遅延が出ていますね。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Tracking shows the shipment is delayed. Could you confirm the new ETA?

追跡では遅延になっています。新しい到着予定（ETA）をご確認いただけますか？

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Due to weather, the revised ETA is Wednesday morning. The shipment is currently at the regional hub.

天候の影響で、到着予定は水曜午前に更新されています。出荷品は現在、地域ハブにあります。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Understood. We have a company event on Monday. Is a partial shipment possible—say, 25 chairs via express?

承知しました。月曜に社内イベントがありまして、一部出荷は可能でしょうか。たとえば25脚を速達で？

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Yes, we can split the order. We’ll dispatch 25 today by express and the remaining 55 on standard service.

はい、分割可能です。本日25脚を速達で、残り55脚は通常便で出荷します。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Could you expedite at no additional cost, given the delay? We also need a morning delivery window.

遅延の件を踏まえ、追加費用なしで優先配送いただけますか。あわせて午前の納品枠を希望します。

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Understood. We'll waive the expediting fee and request a 9 a.m.–12 p.m. window with the courier.

承知しました。優先配送手数料は免除し、配送業者に9時〜12時の時間指定で依頼します。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Great. Please share the tracking number once dispatched, and issue a revised invoice reflecting the split shipment.

助かります。出荷次第、追跡番号をご共有ください。また、分割出荷を反映した請求書の再発行をお願いします。

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Will do. I'll email the revised invoice and share the tracking in this thread this afternoon.

承知しました。本日中に修正請求書をメールでお送りし、追跡番号は本スレッドで共有します。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Thank you. I'd appreciate a quick update by EOD so we can adjust our setup schedule.

ありがとうございます。本日中（EOD）に簡単な更新をいただけると、設営スケジュールを調整できます。

B (Supplier Rep)

日本語訳を表示

Absolutely. Thanks for your patience, and we’ll keep you posted.

もちろんです。お待たせして申し訳ありません、適宜アップデートします。

A (Purchasing)

日本語訳を表示

Thanks for your prompt support.

迅速なご対応に感謝します。

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