経理・総務中級

経費精算の差し戻し対応

差し戻された経費精算について、指摘事項（領収書不足・上限超過・為替レート・区分誤り）を確認し、証憑を補完して再申請する会話。TOEIC頻出の会計語彙（expense report, per diem, itemized receipt, reimbursement, corporate card, out-of-pocket, exchange rate, approval など）を扱う。

#expense-report#reimbursement#finance#policy#per-diem#receipt#exchange-rate#approval

目的

差し戻し理由を英語で確認し、必要書類（itemized receipt 等）を即答できる
日当（per diem）やポリシー上限、為替レートの適用を正しく説明できる
個人立替（out-of-pocket）と会社カードの区別、支払いタイミングを合意できる

会話スクリプト

A (Employee)

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Hi Kim, my expense report ER-1042 was sent back for clarification. Could you specify which items need attention?

キム、精算書 ER-1042 が差し戻しになりました。どの項目に対応が必要か教えてもらえますか？

B (Finance Analyst)

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Sure. Three items: the hotel receipt (folio) isn't itemized, the client dinner exceeds the per diem, and the taxi from the airport was coded as mileage.

はい、3点です。ホテルの領収書（フォリオ）に明細がないこと、顧客との夕食が日当上限を超えていること、空港からのタクシーが走行距離精算で計上されていることです。

A (Employee)

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Understood. Do you require an itemized receipt for the hotel? I can request one showing room, taxes, and breakfast.

承知しました。ホテルは明細付き領収書が必要ですよね。客室・税金・朝食の内訳が分かるものを依頼します。

B (Finance Analyst)

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Yes, please split the hotel into room, taxes, and breakfast. For the dinner, if it was a client meeting, list attendees and business purpose. The meal cap follows the per diem.

はい、ホテルは客室・税金・朝食に分けてください。夕食が顧客同行なら、参加者とビジネス目的を記載してください。食事は日当上限に従います。

A (Employee)

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Got it. I'll reclassify the taxi as a receipt-based expense. Should I apply the monthly corporate exchange rate from JPY to USD?

承知しました。タクシーは領収書ベースの費用に区分し直します。為替は月次の社内レート（円→米ドル）を適用でよいですか？

B (Finance Analyst)

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Correct—the corporate rate for the travel month applies. Also, manager approval is sufficient for this report.

はい、その月の社内レートを適用してください。なお、このレポートは上長の承認で足ります。

A (Employee)

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This dinner was out of pocket; the rest is on my corporate card. I’ll attach the missing receipts and resubmit by EOD.

夕食は個人立替で、他は会社カードでの支払いです。不足分の領収書を添付し、本日中に再申請します。

B (Finance Analyst)

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Thanks. Once approved, reimbursement for out-of-pocket items will be included in the next payroll cycle.

ありがとうございます。承認後、個人立替分の払い戻しは次回の給与支払いサイクルに含まれます。

A (Employee)

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Perfect. Could you confirm the per diem cap for dinners and whether tips are included?

助かります。夕食の日当上限と、チップが上限に含まれるか確認できますか？

B (Finance Analyst)

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Dinner cap is ¥4,000 and tips are included in the cap. Please add a short note if it exceeded due to client hosting.

夕食の上限は4,000円で、チップも上限に含まれます。顧客接待で超過した場合は短い注釈を加えてください。

A (Employee)

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Understood. I’ll update the notes, attach the itemized hotel receipt, and correct the taxi category.

承知しました。注釈を追記し、ホテルの明細領収書を添付、タクシーの区分を修正します。

B (Finance Analyst)

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Great. Once you resubmit, I’ll prioritize the review and let you know if anything else is needed.

承知しました。再申請後は優先して確認し、他に必要なものがあれば連絡します。

キーフレーズで言い方を確認

My expense report was sent back for clarification.

経費精算が差し戻しとなりましたので確認させてください。

差し戻しの冒頭で状況を伝える。

Could you specify which items need attention?

どの項目に対応が必要かご指定いただけますか？

指摘箇所の特定を依頼。

Do you require an itemized receipt?

明細付き領収書が必要でしょうか？

証憑の要件を確認。

Per policy, the per diem covers meals only.

ポリシー上、日当は食費のみ対象です。

日当の適用範囲を説明。

Should I apply the monthly corporate exchange rate?

月次の社内為替レートを適用すべきでしょうか？

換算レートの確認。

This was paid out of pocket; the rest is on my corporate card.

こちらは個人立替で、残りは会社カードでの支払いです。

支払手段の区別を明確化。

I’ll attach the missing receipts and resubmit by EOD.

不足分の領収書を添付し、本日中に再申請します。

是正計画と期限の提示。

When can I expect reimbursement once approved?

承認後、振込はいつ頃になりますか？

支払タイミングの確認。

Could you confirm if manager approval is sufficient?

上長の承認だけで十分かご確認いただけますか？

承認要件の確認。

Should the hotel be split into room, taxes, and breakfast?

ホテル代は客室、税金、朝食に分けて計上すべきでしょうか？

勘定科目・内訳の整理。

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