購買・品質中級

不良品の返品・交換手配

納品された商品の一部不良について、数量・証拠・ロット番号を提示し、返品（RMA）・交換・返金のいずれかを合意する会話。集荷時間、着払いラベル、代替品の在庫と納期、クレジットノートの発行までを英語で取り決める。

#return#replacement#refund#RMA#warranty#lead-time#pickup#credit-note

目的

事実（数量・症状・写真・ロット/シリアル）を簡潔に報告できる
交換・返金・値引き（goodwill credit）の選択肢を交渉できる
RMA番号、返送方法、集荷時間、代替品のETAを合意できる

会話スクリプト

A (Purchasing)

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Good afternoon. I'm calling about Order #PO-7823. We received 15 units, and 3 arrived damaged.

こんにちは。発注番号 #PO-7823 についてです。15個のうち3個が破損して到着しました。

B (Vendor Support)

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I’m sorry to hear that. Could you describe the damage?

それは失礼しました。破損状況を教えていただけますか？

A (Purchasing)

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Cracks on the lids and dents on two boxes. Photos are attached for your reference. The lot number on the outer carton is LN-9913.

ふたにひび、箱が2つへこんでいます。参考として写真を添付しました。外箱のロット番号は LN-9913 です。

B (Vendor Support)

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Thank you. We’ll investigate with our warehouse. Would you prefer a replacement or a refund?

ありがとうございます。倉庫と調査します。交換と返金、どちらをご希望ですか？

A (Purchasing)

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We prefer a replacement rather than a refund. Could you confirm stock availability for 3 units?

返金ではなく交換を希望します。3個の在庫状況をご確認いただけますか？

B (Vendor Support)

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We have stock. The earliest ship date is today. The ETA to your office is Thursday morning. What are your receiving hours?

在庫はございます。最短の出荷日は本日で、御社への到着予定は木曜午前です。受け取り可能時間をお知らせいただけますか？

A (Purchasing)

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We'd appreciate shipment today if possible. Our receiving hours are 9 a.m. to 5 p.m.

可能であれば本日出荷を希望します。受け取り時間は9時〜17時です。

B (Vendor Support)

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Understood. We can ship today by express at no additional cost. ETA is Thursday morning. We will issue an RMA and a prepaid return label shortly.

承知しました。本日、追加費用なしで速達発送できます。到着は木曜午前です。RMA番号と返送用の着払いラベルは追ってお送りします。

A (Purchasing)

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Can we schedule a courier pickup between 10 and 12 tomorrow? Also, please advise on packing requirements for the return.

明日の10時〜12時で集荷を手配できますか？また、返送時の梱包要件をご教示ください。

B (Vendor Support)

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Pickup between 10 a.m. and 12 p.m. tomorrow is fine. Please place the items in the original foam and mark the RMA on the outer box.

明日10時〜12時の集荷で問題ありません。元の緩衝材に戻し、外箱にRMA番号を明記してください。

A (Purchasing)

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Thank you. As a goodwill gesture, could you offer a small credit?

ありがとうございます。おわびとして小額のクレジットの提供は可能でしょうか？

B (Vendor Support)

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Yes, we'll issue a ¥3,000 credit note and send a revised invoice showing zero balance for the replacement.

はい、3,000円のクレジットノートを発行し、交換品については残高ゼロの修正請求書をお送りします。

A (Purchasing)

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That works. Once dispatched, please share the tracking number. We'll hand the parcels to the courier tomorrow.

助かります。出荷次第、追跡番号をご共有ください。返送品は明日、配送業者に引き渡します。

B (Vendor Support)

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Will do. Your RMA number is RMA-45721. We appreciate your patience and will follow up once the shipment is on its way.

承知しました。RMA番号は RMA-45721 です。ご協力に感謝します。出荷手配が完了し次第、追ってご連絡します。

キーフレーズで言い方を確認

I'm calling about Order #PO-7823. We received 15 units, and 3 arrived damaged.

発注番号 #PO-7823 についてです。15個のうち3個が破損して到着しました。

事実と数量を端的に伝える導入。

Photos are attached for your reference.

参考として写真を添付しました。

証拠提示を明確化。

The lot number on the outer carton is LN-9913.

外箱のロット番号は LN-9913 です。

ロット識別で追跡を容易にする。

Could you issue an RMA and a prepaid return label?

RMA番号と着払いの返送ラベルの発行をお願いします。

返品手続きの依頼。

We prefer a replacement rather than a refund.

返金ではなく交換を希望します。

希望する解決策を明示。

What’s the earliest ship date and the ETA?

最短の出荷日と到着予定（ETA）はいつですか？

代替品の納期確認。

Could you confirm stock availability for 3 units?

3個分の在庫状況をご確認いただけますか？

在庫確認を依頼。

Can we schedule a courier pickup between 10 and 12 tomorrow?

明日の10時〜12時で集荷を手配できますか？

返送の集荷時間を指定。

Please advise on packing requirements for the return.

返送時の梱包要件をご教示ください。

梱包条件の確認。

As a goodwill gesture, could you offer a small credit?

おわびとして小額のクレジットの提供は可能でしょうか？

補償（値引き/クレジット）の交渉。

Please issue a credit note and a revised invoice showing zero balance.

クレジットノートと残高ゼロの修正請求書の発行をお願いします。

文書面の整合を依頼。

Once dispatched, please share the tracking number.

出荷次第、追跡番号の共有をお願いします。

出荷後の情報共有依頼。

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