📦 Mua hàng & logistics

Theo dõi chậm giao hàng (logistics)

Bài hội thoại xử lý lô hàng bị chậm: kiểm tra tình trạng, chia sẻ ảnh hưởng, thương lượng phương án thay thế như giao một phần hoặc giao nhanh, rồi xác nhận các cam kết. Học các từ vựng logistics thường gặp trong TOEIC như ETA, tracking number, partial shipment, invoice, delivery window.

Quay lại danh sách

Trình độ: Trung cấpmẫu câu 11lượt thoại 13#logistics#shipment#ETA#purchasing#follow-up

Mục tiêu

Trình bày việc chậm trễ dựa trên sự thật và giải thích ngắn gọn ảnh hưởng
Thương lượng bằng tiếng Anh về ETA, giao một phần và giao ưu tiên
Xác nhận lại người phụ trách, số lượng, thời hạn và cách liên lạc bằng tiếng Anh

Mẫu câu chính

I'm following up on purchase order #PO-2745.

Tôi đang theo dõi đơn đặt hàng #PO-2745.

Mở đầu cuộc gọi hoặc email để nêu rõ việc cần xử lý.

Tracking shows the shipment is delayed.

Thông tin theo dõi cho thấy lô hàng đang bị chậm.

Chia sẻ tình trạng chậm trễ dựa trên dữ kiện.

Could you confirm the new ETA?

Bạn có thể xác nhận ETA mới không?

Hỏi thông tin đã được cập nhật trước khi thương lượng.

Is a partial shipment possible?

Có thể giao một phần được không?

Dùng khi muốn nhận phần ưu tiên trước.

Could you expedite at no additional cost?

Bạn có thể giao nhanh mà không tính thêm phí không?

Thương lượng hỗ trợ hoặc bồi hoàn do chậm trễ.

Please share the tracking number once dispatched.

Vui lòng chia sẻ mã theo dõi sau khi hàng được gửi đi.

Yêu cầu thông tin sau khi xuất hàng.

Please issue a revised invoice reflecting the change.

Vui lòng phát hành hóa đơn sửa đổi phản ánh thay đổi này.

Yêu cầu cập nhật chứng từ.

Our event is on Monday, so we need a morning delivery window.

Sự kiện của chúng tôi diễn ra vào thứ Hai, nên chúng tôi cần khung giao hàng buổi sáng.

Nêu rõ ràng buộc cụ thể.

I'd appreciate a quick update by EOD.

Tôi rất mong nhận được cập nhật nhanh trong hôm nay.

Thống nhất nhịp cập nhật.

Thanks for your prompt support.

Cảm ơn bạn đã hỗ trợ nhanh chóng.

Câu kết lịch sự.

The delay appears to be on the carrier side.

Có vẻ việc chậm trễ nằm ở phía đơn vị vận chuyển.

Giải thích nguyên nhân một cách mềm mại.

Cách diễn đạt & mức độ lịch sự

Xác nhận ETA

Chuẩn: Could you confirm the new ETA?
Lịch sự: Would you be able to confirm the revised ETA?
Ngắn gọn: Do you have an updated ETA?

ETA là viết tắt của estimated time of arrival. Cụm này rất hay gặp trong logistics, công tác và giao hàng.

Yêu cầu giao nhanh

Chuẩn: Could you expedite the shipment at no additional cost?
Lịch sự: Would it be possible to expedite the shipment without an extra charge?
Ngắn gọn: Can you expedite this at no extra cost?

Khi đàm phán, thêm một câu lý do sẽ giúp yêu cầu bớt mạnh và dễ được chấp nhận hơn.

Lưu lại cam kết

Chuẩn: Please share the tracking number once dispatched.
Lịch sự: Could you please share the tracking number once the shipment has been dispatched?
Ngắn gọn: Please send the tracking number after dispatch.

once có nghĩa là “ngay khi / sau khi”. Rất hữu ích cho yêu cầu có điều kiện.

Cách nói nên tránh

Nên tránh

Why is it late?

Nên dùng

Could you help me understand the cause of the delay?

Tránh nghe như đang trách móc; hãy hỏi theo hướng cần hiểu nguyên nhân.

Nên tránh

Send it fast.

Nên dùng

Could you arrange express delivery for the urgent items?

Không dùng câu mệnh lệnh ngắn. Hãy nói rõ đối tượng và cách xử lý mong muốn.

Luyện role-play

Supplier nói ETA mới là chiều thứ Sáu. Sự kiện của bạn diễn ra sáng thứ Hai. Hãy yêu cầu giao một phần và khung giao buổi sáng.

Gợi ý: Dùng partial shipment / express / delivery window

Câu trả lời mẫu

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. Since our event is on Monday morning, is a partial shipment possible by express? We would also need a morning delivery window.

Tôi hiểu. Vì sự kiện của chúng tôi diễn ra sáng thứ Hai, có thể giao một phần bằng express không? Chúng tôi cũng cần khung giao hàng buổi sáng.

Email follow-up

Subject

Follow-up on PO-2745 shipment delay

Tiếng Anh

Hi team,

Thank you for checking the delayed shipment for PO-2745.

As discussed, please dispatch 25 chairs by express today and send the tracking number once available.

Please also issue a revised invoice reflecting the split shipment and waived expediting fee.

Best regards,

Bản dịch tiếng Việt

Chào team,

Cảm ơn bạn đã kiểm tra lô hàng bị chậm của PO-2745.

Như đã trao đổi, vui lòng gửi 25 ghế bằng express hôm nay và gửi tracking number khi có.

Vui lòng phát hành hóa đơn sửa đổi phản ánh việc tách lô hàng và miễn phí giao nhanh.

Trân trọng,

Kịch bản hội thoại

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Good afternoon. I'm following up on purchase order #PO-2745 for 80 conference chairs.

Xin chào. Tôi đang theo dõi đơn đặt hàng #PO-2745 cho 80 ghế hội nghị.

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thanks for reaching out. Let me pull up the order... Okay, I see a delay with the carrier.

Cảm ơn bạn đã liên hệ. Để tôi mở đơn hàng... Vâng, tôi thấy có chậm trễ ở phía đơn vị vận chuyển.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Tracking shows the shipment is delayed. Could you confirm the new ETA?

Thông tin theo dõi cho thấy lô hàng đang bị chậm. Bạn có thể xác nhận ETA mới không?

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Due to weather, the revised ETA is Wednesday morning. The shipment is currently at the regional hub.

Do thời tiết, ETA đã được cập nhật sang sáng thứ Tư. Hiện lô hàng đang ở trung tâm trung chuyển khu vực.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. We have a company event on Monday. Is a partial shipment possible—say, 25 chairs via express?

Tôi hiểu. Chúng tôi có sự kiện công ty vào thứ Hai. Có thể giao một phần không, ví dụ 25 ghế bằng chuyển phát nhanh?

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Yes, we can split the order. We’ll dispatch 25 today by express and the remaining 55 on standard service.

Có, chúng tôi có thể tách đơn hàng. Hôm nay chúng tôi sẽ gửi 25 ghế bằng chuyển phát nhanh và 55 ghế còn lại bằng dịch vụ tiêu chuẩn.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Could you expedite at no additional cost, given the delay? We also need a morning delivery window.

Vì có chậm trễ, bạn có thể giao nhanh mà không tính thêm phí không? Chúng tôi cũng cần khung giao hàng buổi sáng.

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. We'll waive the expediting fee and request a 9 a.m.–12 p.m. window with the courier.

Được. Chúng tôi sẽ miễn phí giao nhanh và yêu cầu đơn vị giao hàng khung 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Great. Please share the tracking number once dispatched, and issue a revised invoice reflecting the split shipment.

Tốt quá. Vui lòng chia sẻ mã theo dõi sau khi gửi hàng và phát hành hóa đơn sửa đổi phản ánh việc tách lô hàng.

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Will do. I'll email the revised invoice and share the tracking in this thread this afternoon.

Tôi sẽ làm. Chiều nay tôi sẽ gửi hóa đơn sửa đổi qua email và chia sẻ mã theo dõi trong luồng này.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thank you. I'd appreciate a quick update by EOD so we can adjust our setup schedule.

Cảm ơn. Tôi rất mong nhận được cập nhật nhanh trong hôm nay để chúng tôi điều chỉnh lịch setup.

B (Đại diện nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Absolutely. Thanks for your patience, and we’ll keep you posted.

Chắc chắn rồi. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn, chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thanks for your prompt support.

Cảm ơn bạn đã hỗ trợ nhanh chóng.

Quay lại danh sách