Xử lý sai lệch trên hóa đơn
Bài hội thoại chỉ ra sai lệch giữa hóa đơn và PO, yêu cầu credit note, phát hành hóa đơn sửa đổi và thống nhất lại hạn thanh toán.
- Giải thích sai lệch giữa PO và hóa đơn về số lượng, đơn giá, phí vận chuyển hoặc thuế
- Yêu cầu credit note và hóa đơn sửa đổi
- Xác nhận lại điều khoản thanh toán Net 30 và ngày đến hạn
There's a discrepancy between the invoice and our purchase order.
Có sai lệch giữa hóa đơn và đơn đặt hàng của chúng tôi.
Mở đầu khi chỉ ra billing error.
We were billed for 120 units, but the PO shows 100.
Chúng tôi bị tính 120 đơn vị, nhưng PO ghi 100.
Cụ thể hóa sai lệch số lượng.
The unit price on the invoice is higher than agreed.
Đơn giá trên hóa đơn cao hơn mức đã thỏa thuận.
Chỉ ra sai lệch đơn giá.
Could you issue a credit note for the difference?
Bạn có thể phát hành credit note cho phần chênh lệch không?
Yêu cầu điều chỉnh công nợ.
Please send a revised invoice with the correct totals.
Vui lòng gửi hóa đơn sửa đổi với tổng tiền chính xác.
Yêu cầu phát hành lại hóa đơn.
Are tax and shipping included in the new total?
Thuế và phí vận chuyển đã bao gồm trong tổng mới chưa?
Xác nhận phạm vi tổng tiền.
Our payment terms are Net 30 from the invoice date.
Điều khoản thanh toán của chúng tôi là Net 30 từ ngày hóa đơn.
Nhắc lại điều khoản thanh toán.
Once we receive the corrected invoice, we'll process payment promptly.
Khi nhận được hóa đơn đã sửa, chúng tôi sẽ xử lý thanh toán ngay.
Cam kết thanh toán sau khi chứng từ đúng.
Could you waive the late fee given the billing error?
Do lỗi hóa đơn, bạn có thể miễn phí phạt chậm thanh toán không?
Thương lượng miễn phí phạt do lỗi từ billing.
An itemized breakdown would be appreciated.
Chúng tôi rất mong nhận được bảng phân tích chi tiết.
Yêu cầu itemized breakdown.
Please void the original invoice and reference it on the credit note.
Vui lòng hủy hóa đơn gốc và tham chiếu hóa đơn đó trên credit note.
Làm rõ xử lý chứng từ gốc.
Our AP will short-pay the original invoice against the credit, if needed.
Nếu cần, AP của chúng tôi sẽ thanh toán thiếu hóa đơn gốc sau khi bù trừ credit.
Diễn đạt cách bù trừ công nợ.
Could you reissue the invoice as INV-5842-REV and include the PO number?
Bạn có thể phát hành lại hóa đơn với mã INV-5842-REV và thêm số PO không?
Yêu cầu định danh hóa đơn sửa đổi.
Thông báo sai lệch hóa đơn
- Chuẩn
- There seems to be a discrepancy on the invoice.
- Lịch sự
- We noticed a possible discrepancy on the invoice and would appreciate your review.
- Ngắn gọn
- The invoice amount seems off.
There seems to be ... là mẫu nói tránh khẳng định quá mạnh.
Yêu cầu hóa đơn sửa đổi
- Chuẩn
- Could you issue a revised invoice?
- Lịch sự
- Would you be able to issue a revised invoice reflecting the agreed amount?
- Ngắn gọn
- Please send a revised invoice.
reflecting the agreed amount nghĩa là phản ánh đúng số tiền đã thỏa thuận.
Thông báo giữ thanh toán
- Chuẩn
- We will hold payment until the discrepancy is resolved.
- Lịch sự
- We will keep the payment on hold until the discrepancy has been resolved.
- Ngắn gọn
- We'll hold payment for now.
on hold nghĩa là đang tạm giữ hoặc tạm dừng, dùng được cho thanh toán, hồ sơ, phê duyệt.
Nên tránh
Your invoice is wrong.
Nên dùng
There seems to be a discrepancy on the invoice.
Không khẳng định ngay là bên kia sai; hãy bắt đầu bằng yêu cầu xác nhận sai lệch.
Nên tránh
We won't pay this.
Nên dùng
We will keep the payment on hold until the discrepancy is resolved.
Tránh nghe như từ chối thanh toán; hãy nêu điều kiện để thanh toán được tiếp tục.
Bạn phát hiện hóa đơn có dịch vụ đã hủy. Hãy yêu cầu hóa đơn sửa đổi và nói rằng thanh toán sẽ tạm giữ.
Gợi ý: Dùng discrepancy / revised invoice / on hold
Câu trả lời mẫu
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtThere seems to be a discrepancy on the invoice because it includes a canceled service. Could you issue a revised invoice? We will keep payment on hold until it is resolved.
Câu trả lời mẫu
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtSubject
Invoice discrepancy and revised invoice request
Tiếng Anh
Hi accounting team,
We noticed a possible discrepancy on invoice INV-3182.
The invoice appears to include a canceled service, so please review the details and issue a revised invoice if needed.
We will keep the payment on hold until the discrepancy is resolved.
Best regards,
Bản dịch tiếng Việt
Chào đội kế toán,
Chúng tôi nhận thấy có thể có sai lệch trên hóa đơn INV-3182.
Hóa đơn có vẻ bao gồm một dịch vụ đã hủy, vì vậy vui lòng kiểm tra chi tiết và phát hành hóa đơn sửa đổi nếu cần.
Chúng tôi sẽ tạm giữ thanh toán cho đến khi sai lệch được giải quyết.
Trân trọng,
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtGood afternoon. I'm calling about Invoice #INV-5842 for PO #PO-1034 (April order). There's a discrepancy between the invoice and our purchase order.
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtThanks for letting me know. Could you share the details of the discrepancy?
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtWe were billed for 120 units at ¥2,200 each, but the PO shows 100 units at ¥2,000. Also, shipping seems to be charged twice.
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtI see the issue. It looks like our system pulled the rush price and added a duplicate shipping line. I apologize for the error.
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtCould you issue a credit note for the difference and send a revised invoice with the correct totals?
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtAbsolutely. We'll remove the duplicate shipping, credit the 20 extra units at ¥2,200 each, and adjust the unit price on the remaining 100 units from ¥2,200 to ¥2,000. Do you also need an itemized breakdown?
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtYes, please. And are tax and shipping included in the new total?
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtYes—tax at 10% will apply, and shipping will be a single standard charge. The revised total will be shown clearly.
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtGreat. Our payment terms are Net 30 from the invoice date. Once we receive the corrected invoice, we’ll process payment promptly.
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtUnderstood. We'll email the credit note and the revised invoice by 5 p.m. today.
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtOne more thing—could you waive the late fee given the billing error?
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtYes, we’ll waive it and note it on your account. I’ll also attach a statement reflecting the adjustment.
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtA (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtThank you. Please confirm the new total amount due in the email. That will help us finalize approval.
A (Kế toán phải trả)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtB (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng ViệtWill do. Thanks for your patience—we’ll correct this right away.
B (Chuyên viên billing nhà cung cấp)
Hiển thị bản dịch tiếng Việt