📊 Kế toán & hành chính

Nộp lại expense report bị trả về

Bài hội thoại xử lý expense report bị trả về: hỏi rõ mục cần sửa, bổ sung itemized receipt, áp dụng per diem, exchange rate, corporate card và thời điểm reimbursement.

Quay lại danh sách

Trình độ: Trung cấpmẫu câu 10lượt thoại 12#expense-report#reimbursement#finance#policy#per-diem#receipt#exchange-rate#approval

Mục tiêu

Hỏi rõ các mục cần bổ sung hoặc sửa trong expense report
Giải thích receipt, per diem, tỷ giá và cách thanh toán bằng corporate card / out of pocket
Nộp lại đúng hạn và xác nhận thời điểm reimbursement

Mẫu câu chính

My expense report was sent back for clarification.

Expense report của tôi bị trả về để làm rõ.

Mở đầu khi hỏi lý do bị trả lại.

Could you specify which items need attention?

Bạn có thể chỉ rõ mục nào cần xử lý không?

Hỏi chi tiết việc cần sửa.

Do you require an itemized receipt?

Bạn có yêu cầu itemized receipt không?

Xác nhận yêu cầu chứng từ.

Per policy, the per diem covers meals only.

Theo chính sách, per diem chỉ bao gồm bữa ăn.

Dẫn chính sách nội bộ.

Should I apply the monthly corporate exchange rate?

Tôi nên áp dụng corporate exchange rate theo tháng không?

Hỏi tỷ giá áp dụng.

This was paid out of pocket; the rest is on my corporate card.

Khoản này tôi tự trả; phần còn lại dùng corporate card.

Phân biệt out of pocket và corporate card.

I’ll attach the missing receipts and resubmit by EOD.

Tôi sẽ đính kèm receipt còn thiếu và nộp lại trước EOD.

Cam kết sửa và nộp lại.

When can I expect reimbursement once approved?

Sau khi được phê duyệt, khi nào tôi có thể nhận reimbursement?

Hỏi thời điểm hoàn tiền.

Could you confirm if manager approval is sufficient?

Bạn có thể xác nhận manager approval là đủ không?

Xác nhận điều kiện phê duyệt.

Should the hotel be split into room, taxes, and breakfast?

Chi phí khách sạn có nên tách thành tiền phòng, thuế và bữa sáng không?

Hỏi cách phân loại chi tiết.

Cách diễn đạt & mức độ lịch sự

Xác nhận lý do bị trả về

Chuẩn: My reimbursement request was returned for missing documentation.
Lịch sự: I saw that my reimbursement request was returned due to missing documentation.
Ngắn gọn: My claim was returned for missing documents.

returned phù hợp khi hồ sơ bị trả về để sửa, khác với bị từ chối hoàn toàn.

Đính kèm chứng từ bổ sung

Chuẩn: I have attached the itemized receipt.
Lịch sự: I have attached the itemized receipt for your review.
Ngắn gọn: The itemized receipt is attached.

itemized receipt là receipt có chi tiết từng khoản, rất quan trọng khi thanh toán chi phí.

Nhờ xác nhận sau khi nộp lại

Chuẩn: Could you confirm whether the resubmission is complete?
Lịch sự: Could you please confirm whether the resubmitted claim now includes everything required?
Ngắn gọn: Is the resubmission complete now?

everything required nghĩa là toàn bộ giấy tờ hoặc thông tin cần thiết.

Cách nói nên tránh

Nên tránh

You rejected my expense.

Nên dùng

My reimbursement request was returned for missing documentation.

returned tự nhiên hơn rejected khi hồ sơ vẫn có thể sửa và nộp lại.

Nên tránh

I sent the receipt, check it.

Nên dùng

I have attached the itemized receipt for your review.

Thêm for your review giúp lời nhờ kiểm tra lịch sự hơn.

Luyện role-play

Expense claim của bạn bị trả về vì receipt khách sạn không itemized. Hãy nói bạn đã đính kèm receipt và hỏi claim đã đủ chưa.

Gợi ý: Dùng returned / itemized receipt / resubmission

Câu trả lời mẫu

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

I saw that my reimbursement request was returned because the hotel receipt was not itemized. I have attached the itemized receipt. Could you confirm whether the resubmission is complete?

Tôi thấy reimbursement request của tôi bị trả về vì receipt khách sạn chưa itemized. Tôi đã đính kèm itemized receipt. Bạn có thể xác nhận resubmission đã đầy đủ chưa?

Email follow-up

Subject

Resubmitted reimbursement request

Tiếng Anh

Hi finance team,

I saw that my reimbursement request was returned due to missing documentation.

I have attached the itemized hotel receipt and resubmitted the claim in the portal.

Could you please confirm whether the claim now includes everything required?

Best,

Bản dịch tiếng Việt

Chào đội finance,

Tôi thấy reimbursement request của mình bị trả về do thiếu giấy tờ.

Tôi đã đính kèm itemized hotel receipt và nộp lại claim trên portal.

Bạn có thể xác nhận claim hiện đã bao gồm đầy đủ những gì cần thiết không?

Trân trọng,

Kịch bản hội thoại

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Hi Kim, my expense report ER-1042 was sent back for clarification. Could you specify which items need attention?

Chào Kim, expense report ER-1042 của tôi bị trả về để làm rõ. Bạn có thể chỉ rõ mục nào cần xử lý không?

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Sure. Three items: the hotel receipt (folio) isn't itemized, the client dinner exceeds the per diem, and the taxi from the airport was coded as mileage.

Được. Có ba mục: receipt khách sạn chưa itemized, bữa tối với khách vượt per diem, và taxi từ sân bay bị phân loại là mileage.

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. Do you require an itemized receipt for the hotel? I can request one showing room, taxes, and breakfast.

Tôi hiểu. Bạn có yêu cầu itemized receipt cho khách sạn không? Tôi có thể xin bản thể hiện tiền phòng, thuế và bữa sáng.

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Yes, please split the hotel into room, taxes, and breakfast. For the dinner, if it was a client meeting, list attendees and business purpose. The meal cap follows the per diem.

Có, vui lòng tách khách sạn thành tiền phòng, thuế và bữa sáng. Với bữa tối, nếu là họp khách hàng, hãy ghi người tham dự và business purpose. Meal cap theo per diem.

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Got it. I'll reclassify the taxi as a receipt-based expense. Should I apply the monthly corporate exchange rate from JPY to USD?

Rõ rồi. Tôi sẽ phân loại lại taxi thành expense dựa trên receipt. Tôi có nên áp dụng corporate exchange rate theo tháng từ JPY sang USD không?

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Correct—the corporate rate for the travel month applies. Also, manager approval is sufficient for this report.

Đúng, dùng corporate rate của tháng đi công tác. Ngoài ra, manager approval là đủ cho report này.

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

This dinner was out of pocket; the rest is on my corporate card. I’ll attach the missing receipts and resubmit by EOD.

Bữa tối này tôi tự trả; phần còn lại dùng corporate card. Tôi sẽ đính kèm receipt còn thiếu và nộp lại trước EOD.

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thanks. Once approved, reimbursement for out-of-pocket items will be included in the next payroll cycle.

Cảm ơn. Sau khi được phê duyệt, reimbursement cho các khoản out-of-pocket sẽ được đưa vào kỳ payroll tiếp theo.

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Perfect. Could you confirm the per diem cap for dinners and whether tips are included?

Tốt. Bạn có thể xác nhận cap per diem cho bữa tối và tip có bao gồm trong cap không?

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Dinner cap is ¥4,000 and tips are included in the cap. Please add a short note if it exceeded due to client hosting.

Dinner cap là 4.000 yên và tip được tính trong cap. Vui lòng thêm ghi chú ngắn nếu vượt do tiếp khách.

A (Nhân viên)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. I’ll update the notes, attach the itemized hotel receipt, and correct the taxi category.

Tôi hiểu. Tôi sẽ cập nhật notes, đính kèm itemized hotel receipt và sửa category của taxi.

B (Finance Analyst)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Great. Once you resubmit, I’ll prioritize the review and let you know if anything else is needed.

Tốt. Khi bạn nộp lại, tôi sẽ ưu tiên review và báo nếu còn thiếu gì.

Quay lại danh sách