🧪 Mua hàng & chất lượng

Sắp xếp trả hàng và đổi hàng lỗi

Bài hội thoại xử lý một phần hàng giao bị lỗi: cung cấp số lượng, bằng chứng và lot number, rồi thống nhất RMA, đổi hàng, hoàn tiền, pickup, prepaid label và credit note.

Quay lại danh sách

Trình độ: Trung cấpmẫu câu 12lượt thoại 14#return#replacement#refund#RMA#warranty#lead-time#pickup#credit-note

Mục tiêu

Báo cáo sự thật như số lượng, tình trạng lỗi, ảnh và lot/serial number
Thương lượng đổi hàng, hoàn tiền hoặc goodwill credit
Thống nhất RMA number, cách gửi trả, thời gian pickup và ETA hàng thay thế

Mẫu câu chính

I'm calling about Order #PO-7823. We received 15 units, and 3 arrived damaged.

Tôi gọi về đơn hàng #PO-7823. Chúng tôi nhận 15 đơn vị, trong đó 3 đơn vị bị hư hỏng khi đến nơi.

Mở đầu bằng số đơn hàng, số lượng và sự cố.

Photos are attached for your reference.

Ảnh đã được đính kèm để bạn tham khảo.

Cung cấp bằng chứng.

The lot number on the outer carton is LN-9913.

Lot number trên thùng ngoài là LN-9913.

Chia sẻ thông tin truy xuất nguồn gốc.

Could you issue an RMA and a prepaid return label?

Bạn có thể phát hành RMA và prepaid return label không?

Yêu cầu quy trình trả hàng.

We prefer a replacement rather than a refund.

Chúng tôi muốn đổi hàng hơn là hoàn tiền.

Nêu phương án mong muốn.

What’s the earliest ship date and the ETA?

Ngày gửi sớm nhất và ETA là khi nào?

Hỏi lead time của hàng thay thế.

Could you confirm stock availability for 3 units?

Bạn có thể xác nhận còn 3 đơn vị trong kho không?

Kiểm tra stock availability.

Can we schedule a courier pickup between 10 and 12 tomorrow?

Chúng ta có thể lên lịch courier pickup từ 10 đến 12 giờ ngày mai không?

Chốt thời gian lấy hàng.

Please advise on packing requirements for the return.

Vui lòng hướng dẫn yêu cầu đóng gói cho hàng trả.

Hỏi packing requirements.

As a goodwill gesture, could you offer a small credit?

Như một thiện chí, bạn có thể cung cấp một khoản credit nhỏ không?

Thương lượng hỗ trợ thêm.

Please issue a credit note and a revised invoice showing zero balance.

Vui lòng phát hành credit note và hóa đơn sửa đổi thể hiện số dư bằng 0.

Yêu cầu chứng từ sau điều chỉnh.

Once dispatched, please share the tracking number.

Sau khi gửi hàng, vui lòng chia sẻ mã theo dõi.

Yêu cầu tracking của hàng thay thế.

Cách diễn đạt & mức độ lịch sự

Báo cáo hàng lỗi

Chuẩn: We received several defective units.
Lịch sự: We received several units that appear to be defective and would appreciate your guidance.
Ngắn gọn: Some units arrived defective.

appear to be defective nghĩa là “có vẻ bị lỗi”, giúp tránh khẳng định quá mạnh trước khi xác minh.

Yêu cầu hàng thay thế

Chuẩn: Could you arrange replacements for the defective units?
Lịch sự: Would you be able to arrange replacement units as soon as possible?
Ngắn gọn: Please arrange replacements.

replacement unit là hàng thay thế, hay dùng trong trả hàng và bảo hành.

Xác nhận quy trình trả hàng

Chuẩn: Please advise on the RMA process.
Lịch sự: Could you please advise on the RMA process and return label requirements?
Ngắn gọn: Please send the RMA instructions.

RMA là return merchandise authorization, tức mã/ủy quyền trả hàng.

Cách nói nên tránh

Nên tránh

Your products are broken.

Nên dùng

Several units appear to be defective.

Trước khi xác minh, dùng appear to be để diễn đạt mềm hơn.

Nên tránh

Give us new ones now.

Nên dùng

Could you arrange replacement units as soon as possible?

Dùng as soon as possible để thể hiện mức độ khẩn cấp mà không ra lệnh.

Luyện role-play

Bạn nhận 8 sản phẩm lỗi trong tổng số 50. Hãy yêu cầu hàng thay thế và hướng dẫn RMA.

Gợi ý: Dùng defective units / replacement / RMA

Câu trả lời mẫu

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

We received 8 units that appear to be defective out of the 50 delivered. Could you arrange replacements and send the RMA instructions?

Chúng tôi nhận 8 sản phẩm có vẻ bị lỗi trong 50 sản phẩm đã giao. Bạn có thể sắp xếp hàng thay thế và gửi hướng dẫn RMA không?

Email follow-up

Subject

Defective units and replacement request

Tiếng Anh

Hi support team,

We received 8 units that appear to be defective from the latest delivery.

Please arrange replacement units and send the RMA instructions, including return label requirements.

Photos and serial numbers are attached for your review.

Regards,

Bản dịch tiếng Việt

Chào đội hỗ trợ,

Chúng tôi nhận 8 sản phẩm có vẻ bị lỗi từ đợt giao hàng mới nhất.

Vui lòng sắp xếp hàng thay thế và gửi hướng dẫn RMA, bao gồm yêu cầu về return label.

Ảnh và serial numbers đã được đính kèm để bạn kiểm tra.

Trân trọng,

Kịch bản hội thoại

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Good afternoon. I'm calling about Order #PO-7823. We received 15 units, and 3 arrived damaged.

Chào buổi chiều. Tôi gọi về đơn hàng #PO-7823. Chúng tôi nhận 15 đơn vị, trong đó 3 đơn vị bị hư hỏng khi đến nơi.

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

I’m sorry to hear that. Could you describe the damage?

Tôi rất tiếc khi nghe vậy. Bạn có thể mô tả hư hỏng không?

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Cracks on the lids and dents on two boxes. Photos are attached for your reference. The lot number on the outer carton is LN-9913.

Nắp bị nứt và hai hộp bị móp. Ảnh đã được đính kèm để bạn tham khảo. Lot number trên thùng ngoài là LN-9913.

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thank you. We’ll investigate with our warehouse. Would you prefer a replacement or a refund?

Cảm ơn bạn. Chúng tôi sẽ điều tra với kho. Bạn muốn đổi hàng hay hoàn tiền?

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

We prefer a replacement rather than a refund. Could you confirm stock availability for 3 units?

Chúng tôi muốn đổi hàng hơn là hoàn tiền. Bạn có thể xác nhận còn 3 đơn vị trong kho không?

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

We have stock. The earliest ship date is today. The ETA to your office is Thursday morning. What are your receiving hours?

Chúng tôi còn hàng. Ngày gửi sớm nhất là hôm nay. ETA đến văn phòng bạn là sáng thứ Năm. Giờ nhận hàng của bạn là khi nào?

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

We'd appreciate shipment today if possible. Our receiving hours are 9 a.m. to 5 p.m.

Nếu có thể, chúng tôi mong hàng được gửi hôm nay. Giờ nhận hàng là 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Understood. We can ship today by express at no additional cost. ETA is Thursday morning. We will issue an RMA and a prepaid return label shortly.

Đã hiểu. Chúng tôi có thể gửi express hôm nay mà không tính thêm phí. ETA là sáng thứ Năm. Chúng tôi sẽ phát hành RMA và prepaid return label ngay.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Can we schedule a courier pickup between 10 and 12 tomorrow? Also, please advise on packing requirements for the return.

Chúng ta có thể lên lịch courier pickup từ 10 đến 12 giờ ngày mai không? Ngoài ra, vui lòng hướng dẫn yêu cầu đóng gói cho hàng trả.

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Pickup between 10 a.m. and 12 p.m. tomorrow is fine. Please place the items in the original foam and mark the RMA on the outer box.

Pickup từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa ngày mai được. Vui lòng đặt sản phẩm vào lớp foam gốc và ghi RMA trên thùng ngoài.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Thank you. As a goodwill gesture, could you offer a small credit?

Cảm ơn. Như một thiện chí, bạn có thể cung cấp một khoản credit nhỏ không?

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Yes, we'll issue a ¥3,000 credit note and send a revised invoice showing zero balance for the replacement.

Có, chúng tôi sẽ phát hành credit note 3.000 yên và gửi hóa đơn sửa đổi thể hiện số dư bằng 0 cho hàng thay thế.

A (Mua hàng)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

That works. Once dispatched, please share the tracking number. We'll hand the parcels to the courier tomorrow.

Như vậy được. Sau khi gửi hàng, vui lòng chia sẻ mã theo dõi. Ngày mai chúng tôi sẽ bàn giao kiện hàng cho courier.

B (Hỗ trợ nhà cung cấp)

Hiển thị bản dịch tiếng Việt

Will do. Your RMA number is RMA-45721. We appreciate your patience and will follow up once the shipment is on its way.

Tôi sẽ làm. Số RMA của bạn là RMA-45721. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn, chúng tôi sẽ follow up khi hàng đã được gửi.

Quay lại danh sách